DSGVO im Salon: Was bei WhatsApp-Kommunikation gilt

WhatsApp im Geschäftskontext wirft Datenschutzfragen auf. Für Friseursalons, die den Messenger zur Terminbuchung und Kundenkommunikation nutzen möchten, ist es wichtig, die Vorgaben der DSGVO zu kennen und einzuhalten.

Privates WhatsApp vs. WhatsApp Business API

Der wichtigste Unterschied vorweg: Die private WhatsApp-App ist für geschäftliche Kommunikation nicht geeignet. Sie überträgt das komplette Adressbuch an Meta-Server, was ohne Einwilligung aller Kontakte einen DSGVO-Verstoß darstellt.

Die WhatsApp Business API hingegen wurde speziell für Unternehmen entwickelt. Sie arbeitet ohne Zugriff auf das Telefonbuch und ermöglicht eine datenschutzkonforme Kommunikation. Professionelle Lösungen setzen ausschließlich auf diese Schnittstelle.

Einwilligung des Kunden

Bevor ein Salon einen Kunden per WhatsApp kontaktiert, muss eine ausdrückliche Einwilligung vorliegen. Diese muss:

Freiwillig erteilt werden, ohne Nachteile bei Ablehnung
Informiert sein, der Kunde muss wissen, wofür seine Nummer genutzt wird
Dokumentiert werden, damit sie im Zweifelsfall nachweisbar ist
Widerrufbar sein, der Kunde muss jederzeit widersprechen können

In der Praxis lässt sich das über ein kurzes Formular bei der Erstbuchung oder eine digitale Einwilligung umsetzen.

Welche Daten dürfen verarbeitet werden?

Der Grundsatz der Datensparsamkeit gilt auch im Salon. Über WhatsApp sollten nur die Daten ausgetauscht werden, die für den Zweck erforderlich sind:

Name und Telefonnummer für die Terminkoordination
Datum, Uhrzeit und Art der Behandlung
Erinnerungen und Bestätigungen

Gesundheitsdaten, wie etwa Informationen über Allergien oder Hautprobleme, sollten nicht per WhatsApp kommuniziert werden. Diese fallen unter besonders schützenswerte Kategorien der DSGVO.

Auftragsverarbeitungsvertrag

Wenn ein externer Dienstleister die WhatsApp-Kommunikation technisch abwickelt, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Dieser regelt, wie der Dienstleister mit den Kundendaten umgeht und welche Sicherheitsmaßnahmen er trifft.

Seriöse Anbieter stellen diesen Vertrag standardmäßig bereit.

Speicherfristen und Löschung

Kundendaten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Für die Terminkommunikation gilt:

Chatverläufe sollten nach einem definierten Zeitraum automatisch gelöscht werden
Bei Widerruf der Einwilligung müssen alle Daten zeitnah entfernt werden
Eine Aufbewahrung über den Zweck hinaus ist nicht zulässig

Praktische Empfehlungen

Für den datenschutzkonformen Einsatz von WhatsApp im Salon empfiehlt sich:

Ausschließlich die WhatsApp Business API verwenden
Einwilligungen systematisch erfassen und dokumentieren
Einen AVV mit dem Technologieanbieter abschließen
Regelmäßig prüfen, welche Daten gespeichert werden
Die Datenschutzerklärung auf der Website entsprechend ergänzen

WhatsApp und DSGVO schließen sich nicht aus. Mit den richtigen Maßnahmen lässt sich der Messenger rechtssicher im Salonalltag einsetzen.