Krankmeldungen digital erfassen — weniger Anrufe im Sekretariat

In vielen Schulen klingelt das Telefon zwischen 7:30 und 8:30 Uhr im Minutentakt. Eltern melden ihre Kinder krank, das Sekretariat kommt kaum hinterher.

Das Problem mit dem Telefonanruf

Eine durchschnittliche Grundschule mit 300 Schülern verzeichnet an einem normalen Wintertag bis zu 25 Krankmeldungen. Jeder Anruf dauert 2-3 Minuten — das sind über eine Stunde Telefonzeit am Morgen.

Digitale Alternativen

WhatsApp-Kanal: Eltern senden eine strukturierte Nachricht an die Schulnummer. Ein KI-Assistent erfasst Name, Klasse und voraussichtliche Dauer automatisch und leitet die Information an die Klassenleitung weiter.

Online-Formular: Über die Schulwebsite können Eltern ein einfaches Formular ausfüllen. Die Daten werden direkt ins Verwaltungssystem übernommen.

Datenschutz beachten

Bei Gesundheitsdaten gelten besondere Anforderungen nach Art. 9 DSGVO. Die Verarbeitung muss auf Servern in Deutschland erfolgen. Keine Diagnosen, keine Details zur Erkrankung — nur Name, Klasse und voraussichtliche Dauer.