Digitale Baustellendokumentation: Portal statt Papier

Drei Wochen Dachsanierung, täglich neue Fotos auf dem Handy, ein paar WhatsApp-Nachrichten an den Kunden, am Ende eine handgeschriebene Aufmaßliste. So läuft Baustellendokumentation in vielen Handwerksbetrieben. Funktioniert irgendwie — bis der Kunde eine Frage hat, die Fotos nicht mehr auffindbar sind, oder es einen Gewährleistungsstreit gibt.

TL;DR

Digitale Dokumentation erspart Papierchaos und schützt bei Gewährleistungsfragen
Kunden können Baufortschritt selbst im Portal verfolgen — weniger Nachfragen
Fotos, Protokolle und Rechnungen an einem Ort
KI-Assistent beantwortet Kundenfragen automatisch

Was fehlt ohne digitale Dokumentation

Das eigentliche Problem ist nicht das Papier. Das Problem ist die Lücke zwischen dem, was auf der Baustelle passiert, und dem, was der Kunde weiß. Kunden rufen an und fragen nach dem Stand. Das kostet Zeit — Zeit, die der Bauleiter auf der Baustelle besser nutzen könnte.

Außerdem: Im Streitfall zählen Beweise. Wer keine lückenlose Dokumentation hat, verliert.

Das digitale Baustellenportal

Das AIxion-Kundenportal gibt jedem Kunden einen eigenen, passwortgeschützten Bereich. Dort landen:

Fortschrittsfotos mit Zeitstempel (direkt vom Handy des Monteurs hochgeladen)
Bauprotokolle mit erledigten und offenen Punkten
Material- und Stundenlisten in Echtzeit
Abnahmedokumentationen mit digitaler Unterschrift
Rechnungen und Angebote zum Download

Der Kunde schaut rein, wann er will. Der Anruf „Was ist eigentlich der Stand?” entfällt in vielen Fällen von selbst.

KI-Assistent als erste Anlaufstelle

Parallel zum Portal läuft der AIxion Call-Agent als Telefon-Erstanlaufstelle. Wenn ein Kunde anruft und den Baustatus wissen will, bekommt er eine aktuelle Auskunft — ohne dass jemand im Büro abnehmen muss.

Der Assistent kann außerdem:

Terminbestätigungen für Folgegewerke geben
Anrufe außerhalb der Bürozeiten aufnehmen und dokumentieren
Dringende Anliegen direkt an den Bauleiter weiterleiten

Fallbeispiel: Sanitärbetrieb in Radebeul

Ein Sanitärbetrieb mit 12 Monteuren hatte das Problem, dass Kunden täglich mehrfach anriefen. Die Sekretärin verbrachte fast zwei Stunden täglich damit, Statusauskünfte zu erteilen — für Informationen, die eigentlich längst dokumentiert waren, nur nicht zugänglich für den Kunden.

Nach Einführung des Portals mit KI-Assistenten sanken die Statusanfragen um 60 %. Die Sekretärin nutzt die gewonnene Zeit für Angebotserstellung und Materialbestellung.

Mehr Infos zum AIxion-Kundenportal für Handwerksbetriebe: aixion.eu.