Digitaler Check-in: Gäste vor der Ankunft optimal informieren

Freitagnachmittag, die Rezeption hat Hochbetrieb. Gleichzeitig kommt das Telefon nicht zur Ruhe: Wo können wir parken? Gibt es einen Aufzug? Wie ist der WLAN-Code? Wann ist der Spa geöffnet? Fragen, die alle legitim sind — und alle beantwortet werden müssen.

Das meiste davon ließe sich verhindern, wenn der Gast die Informationen schon vor der Ankunft hätte.

TL;DR

Pre-Arrival-Kommunikation reduziert Routinefragen an der Rezeption deutlich
Gäste kommen vorbereitet an — das verbessert die Ankunftserfahrung
Automatisierter Ablauf, kein manueller Aufwand für das Team
KI-Assistent beantwortet Rückfragen rund um die Uhr

Was Gäste vor dem Check-in wirklich wissen wollen

Eine Auswertung von Hotelbewertungen zeigt: Viele negative Kommentare entstehen nicht durch schlechte Leistungen, sondern durch vermeidbare Überraschungen. Das Zimmer war kleiner als erwartet. Parken war nicht so einfach. Der Frühstücksbeginn kam unerwartet früh.

Die meisten dieser Frustrationen lassen sich durch aktive Information vor der Ankunft neutralisieren.

Die Pre-Arrival-Sequenz mit AIxion

24 Stunden vor dem Check-in verschickt der AIxion-Assistent automatisch eine personalisierte Nachricht mit:

Anreiseinformationen: Adresse, Anfahrt, Parkmöglichkeiten, ÖPNV
Check-in-Details: Uhrzeit, Ablauf, was mitzubringen ist
Hausinfos: WLAN-Code, Frühstückszeiten, Spa-Öffnung, Checkout-Zeit
Extras: Aktuell buchbare Services (Zimmer-Upgrade, Frühstück nachdazubuchen, Transfer)

Die Nachrichten laufen per SMS oder E-Mail — je nach hinterlegter Präferenz.

Upselling ohne Druck

Der richtige Moment für ein Upgrade-Angebot ist nicht an der Rezeption im Trubel — sondern 24 Stunden vorher, wenn der Gast Zeit hat nachzudenken. Automatisierte Pre-Arrival-Nachrichten mit optionalen Zusatzleistungen erzielen deutlich höhere Konversionsraten als spontane Angebote beim Check-in.

Fallbeispiel: Stadthotel mit 60 Zimmern in Leipzig

Das Hotel hatte täglich 10–15 Standardanfragen an der Rezeption, die sich auf Parken, WLAN und Frühstückszeiten konzentrierten. Nach Einführung der automatisierten Pre-Arrival-Kommunikation sanken diese Anrufe um 70 %. Die Rezeptionistin berichtete: „Die Gäste kommen jetzt vorbereitet an. Das erste Gespräch ist ein echter Empfang — kein Informationsmarathon.”

Der Upselling-Anteil durch Pre-Arrival-Angebote lag nach drei Monaten bei 12 % der Buchungen.

Mehr Details und Demo anfragen: aixion.eu.